Народное слово. 2013 г. (п. Лев-Толстой)

“Народное слово” 25 июня 2013 г. * № 65 (10222) * 5 (Продолжение. Начало на 3-4 стр.) (Окончание на 6 стр.) о постановлении для признания его действительным. Текст постановления администрации района, как правило, состоит из конста - тирующей и постановляющей частей. В констатирующей части (преамбуле) из - лагаются цели и задачи предписывае - мых действий. Если основанием к изда - нию постановления является законода - тельный, иной правовой акт или поруче - ние вышестоящих органов, то в конста - тирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, ко - торая касается существа вопроса. Кон - статирующая часть заканчивается сло - вом «постановляю». Пункты постановляющей части тек - ста нумеруются арабскими цифрами с точками. В пунктах постановляющей части по - становления указываются конкретные действия, исполнители и сроки испол - нения предписываемых действий. Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к поста - новлению со ссылкой на них в соответ - ствующих пунктах. Приложения подпи - сываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Если постановление дополняет, от - меняет или изменяет ранее изданные постановления или отдельные их пун - кты, то это оговаривается в конце тек - ста постановления. Последний пункт постановления дол - жен содержать указания о должностном лице (или лицах), ответственном(ых) за исполнение постановления в целом. Контроль за выполнением постанов - ления главы района возлагается на за - местителей главы администрации или руководителей подразделений по от - раслям. Постановления имеют следующие реквизиты: - герб Лев-Толстовского муниципаль - ного района; - наименование вида документа; - наименование органа или долж - ностного лица, принявшего постанов - ление; -дату принятия постановления; - номер постановления; - название постановления; - подпись соответствующего долж - ностного лица, включающую полное наименование его должности, его лич - ную подпись (только на подлиннике), его фамилию и инициалы. Подготовка проекта постановления осуществляется структурными подраз - делениями администрации, в компетен - ции которых находится данный вопрос, по поручению должностных лиц адми - нистрации или по собственной иници - ативе. Проект постановления подлежит обя - зательному согласованию с заинтере - сованными должностными лицами в соответствии с распределением обя - занностей, а также иными структурны - ми подразделениями, если в постанов - лении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся данных под - разделений. Согласование проекта постановле - ния оформляется визами. Виза включа - ет в себя наименование должности ру - ководителя подразделения или его за - местителя и личную подпись визирую - щего, расшифровку подписи и дату под - писи. Визирование проекта постановле - ния каждой инстанцией осуществляет - ся в срок не более двух рабочих дней. Далее проект постановления переда - ется на правовую экспертизу главному специалисту-эксперту (юристу) отдела организационной работы, взаимодей - ствия с органами местного самоуправ - ления и связям с общественностью. Правовая экспертиза осуществляется не позднее четырех рабочих дней со дня поступления проекта. При наличии у должностных лиц, с которыми согла - суется проект документа, особого мне - ния, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя главы ад - министрации, координирующего струк - турное подразделение, внесшее про - ект. Прошедший правовую экспертизу, согласованный с заинтересованными лицами проект постановления направ - ляется главе района. Аналогичный порядок оформления распространяется на подготовку проек - тов распоряжений администрации рай - она. Распоряжение - правовой акт исполнительно-распорядительного ха - рактера в рамках компетенции админи - страции, имеющий обязательную силу для лиц, которым эти распоряжения адресованы. Распоряжения по содер - жанию делятся на два вида: по основ - ной деятельности и по личному соста - ву. Постановления и распоряжения ре - гистрируются и хранятся в отделе орга - низационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью в течение 5 лет, и по истечении установленного сро - ка передаются на хранение в архивный отдел. Порядок подготовки постановлений и распоряжений определяется Инструк - цией о ведении делопроизводства в ад - министрации района. Приказ - акт, издаваемый руководи - телями структурных подразделений ад - министрации с правом юридического лица. Указание (поручение). Организационно-правовая докумен - тация: - Регламент администрации района; - Положение о структурном подраз - делении, комиссии при администрации и пр.; - инструкции, в т.ч. должностные; -штатное расписание. Информационно-справочная доку - ментация: - протокол; - докладная записка; - объяснительная записка; - письмо; - информация; - телеграмма, телефонограмма, фак - сограмма и др. Справочно-аналитическая докумен - тация: - акт; - справка; - отзыв; - заключение; - перечень; - сводка. 8. Порядок печатания и размноже- ния документов Все документы для печатания оформ - ляются с учетом требований Инструк - ции о ведении делопроизводства в ад - министрации района. Рукописные доку - менты, сдаваемые для печатания в ма - шинописное бюро, должны быть раз - борчиво написаны, тщательно откор - ректированы и завизированы руководи - телем или заместителем руководителя соответствующего структурного подраз - деления. Документы печатаются в по - рядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию начальника от - дела организационной работы, взаимо - действия с органами местного самоу - правления и связям с общественностью печатаются безотлагательно. Размножение постановлений, распо - ряжений и других документов произво - дится на множительной технике в тече - ние 2-х дней. Документы принимаются для размно - жения при наличии визы руководителя соответствующего структурного подраз - деления с указанием количества копий. При необходимости изготовления 50 и более копий одного документа руково - дитель структурного подразделения со - гласует заявку с заместителем главы администрации района. 9. Порядок работы электронной почты и факсимильной связи Официальным адресом электронной почты администрации района является адрес: levt@admlr.lipetsk.ru В администрации района прием элек - тронных копий документов и отправка осуществляются специалистом отдела организационной работы, взаимодей - ствия с органами местного самоуправ - ления и связям с общественностью. По электронной почте производится направление документов в органы го - сударственной власти области, струк - турные подразделения администрации района и другие организации, имеющие адрес электронной почты. В структурных подразделениях адми - нистрации района, при наличии адреса электронной почты, ее работу обеспе - чивают ответственные за работу с элек - тронной почтой. Передаваемые с помощью электрон - ной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе. Электронные копии справочно- информационных материалов, не име - ющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводи - тельным письмом, подписанным долж - ностным лицом. Подготовка документов для отправ - ки по электронной почте осуществляет - ся в соответствии с Инструкцией о ве - дении делопроизводства в администра - ции района. Документы, полученные и отправлен - ные электронной почтой, обрабатыва - ются в обычном порядке. Факсимильная связь служит для сроч - ной передачи документов (по указанию главы района, его заместителей). 10. Организация документооборо- та. Порядок прохождения и исполне- ния входящих документов Основные процессы работы с входя - щими документами: - прием и первоначальная обработ - ка; - предварительное рассмотрение и распределение по руководителям ад - министрации; - передача по назначению; - рассмотрение руководством адми - нистрации; - доставка исполнителям в соответ - ствии с резолюцией руководства; - контроль за исполнением; - возврат документа с отметкой об ис - полнении и помещение в дело. Порядок подготовки и прохожде- ния исходящих и внутренних доку- ментов Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов: - составление и печатание проекта документа; - подписание (утверждение); - регистрация; - оформление конвертов и отправка документов; - помещение оставшегося экземпля - ра документа в дело. Письма за подписью главы и заме - стителей главы администрации готовят соответствующие структурные подраз - деления администрации района. Вто - рые экземпляры писем визируют ис - полнители и руководители структурных подразделений, координирующие заме - стители главы. Подготовленные письма вместе с до - кументами, на основании которых они готовились, передаются в отдел орга - низационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью. Прохождение внутренних докумен - тов на этапах их подготовки и оформле - ния организуется в соответствии с об - щим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих до - кументов. Передача документов между струк - турными подразделениями осущест - вляется через работников, ответствен - ных за делопроизводство. Учет объема документооборота Учет объема документооборота осу - ществляется отделом организацион - ной работы, взаимодействия с органа - ми местного самоуправления и связям с общественностью. Подсчет ведется по видам докумен - тов, структурным подразделениям и корреспондентам. Сведения об объеме документооборота ежемесячно сумми - руются (нарастающим итогом) и по ито - гам полугодия и года докладываются руководству администрации района. 11. Регистрация документов Регистрация документов в админи - страции района проводится с целью фиксации факта создания или посту - пления документа путем проставления на нем регистрационного номера с по - следующим занесением необходимых сведений о документе в электронную базу документов и регистрационные формы. Регистрации подлежат все докумен - ты, требующие учета, исполнения и ис - пользования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц, регистрация осущест - вляется специалистами, ответственны - ми за эту работу, согласно должност - ным инструкциям. Документы, не подлежащие реги - страции, определены Инструкцией о ве - дении делопроизводства в администра - ции района. Договоры и соглашения, заключа - емые между администрацией райо - на и предприятиями и организациями различных форм собственности, фи - зическими лицами, визируются и ре - гистрируются главным специалистом- экспертом отдела организационной ра - боты, взаимодействия с органами мест - ного самоуправления и связям с обще - ственностью (юристом). Обращения граждан регистрируются в отделе организационной работы, вза - имодействия с органами местного са - моуправления и связям с обществен - ностью. В структурных подразделениях адми - нистрации регистрация ведется само - стоятельно и осуществляется специа - листом, ответственным за эту работу. 12. Контроль за исполнением доку- ментов Целью контроля является обеспече - ние своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксирован - ных в документах. Контролю в админи - страции района подлежат: - документы вышестоящих органов власти и управления; - постановления и распоряжения ад - министрации района; - постановления Совета администра - ции; - решения районного Совета депута - тов; - служебные письма; - обращения граждан; -указания (поручения) главы района, его заместителей. В администрации района контроль за исполнением нормативных право - вых актов органов власти РФ и субъек - та РФ, администрации района, реше - ний районного Совета депутатов и Со - вета администрации осуществляют за - местители главы администрации райо - на по отраслям и руководители струк - турных подразделений. В структурных подразделениях адми - нистрации района контроль осущест - вляют руководители структурных под - разделений и лица, ответственные за работу с документами, в должностной инструкции которых определена ответ - ственность за работу с контрольными документами. Контроль за исполнением постанов - лений и распоряжений администрации Липецкой области, глав администрации Липецкой области и района с грифом «Контроль», решений Совета админи - страции и районного Совета депутатов (исполнение различных программ, на - казов избирателей), оперативных сове - щаний у главы осуществляет отдел ор - ганизационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью. Отдел организационной работы, вза - имодействия с органами местного са - моуправления и связям с общественно - стью осуществляет контроль за испол - нением отдельных служебных писем и обращений граждан, поступающих в ад - министрацию. Контроль за исполнением прямых по - ручений главы района осуществляют заместители главы администрации рай - она или руководители структурных под - разделений администрации. Сроки исполнения нормативных пра - вовых документов исчисляются в ка - лендарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из вы - шестоящих органов власти - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения докумен - тов установлены на основании норма - тивных правовых актов органов госу - дарственной власти и управления Рос - сийской Федерации и Липецкой обла - сти. Индивидуальные сроки устанав - ливаются главой района, его замести - телями, руководителями структурных подразделений. Конечная дата исполнения указыва - ется в тексте документа или в резолю - ции руководителя. Если определение сроков исполне - ния документа затруднено, то сроком исполнения является один календар - ный год со дня его подписания. Промежуточный контроль за испол - нением нормативного правового доку - мента с грифом «Контроль» ведется по итогам полугодия, если иное не огово - рено в тексте. Отделом организационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с обществен - ностью ежеквартально готовится пере - чень документов с грифом «Контроль», стоящих на контроле в структурных под - разделениях администрации, который направляется руководителям структур - ных подразделений. В соответствии со сроками исполне - ния нормативных правовых документов администрации района с грифом «Кон - троль», решений Совета исполнители обязаны предоставить в отдел органи - зационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью письмен - ную информацию о ходе исполнения документа на бланке структурного под - разделения за подписью руководителя, с указанием инициалов, фамилии и те - лефона исполнителя. При исполнении документа исполнитель ходатайствует о внесении предложения главе района о снятии документа с контроля или его продлении. Изменение срока исполнения про - изводится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных при - чин, изложенных исполнителем. Изме - нения документируются - проставляет - ся новый срок, дата изменения и под - пись. Изменения вносятся в регистра - ционные формы - журнал регистрации документов и регистрационные карточ - ки. Приостанавливать исполнение доку - мента, а также отменять его имеет пра - во только глава района. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполне - ния задания и документированного под - тверждения его исполнения заинтере - сованными подразделениями или ли - цами. На документе проставляется отмет - ка об исполнении, подпись лица, под - тверждающего исполнение (ответствен - ный исполнитель), дата. Упреждающую информацию о ходе выполнения правового документа ад - министрации или главы администрации Липецкой области с грифом «Контроль» готовят структурные подразделения ад - министрации, ответственные за испол - нение этого документа, в соответствии со сроками, определенными ежеквар - тальным Перечнем контрольных доку - ментов, стоящих на контроле в отделе организационной работы, взаимодей - ствия с органами местного самоуправ - ления и связям с общественностью и структурных подразделениях админи - страции. Информация оформляется в 2-х экземплярах на бланке письма гла - вы района в адрес управления органи - зационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления ад - министрации области, инициалов, фа - милии исполнителя. Второй экземпляр информации визируется исполнителем и руководителем структурного подраз - деления и оба экземпляра представля - ются в отдел организационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с обществен - ностью. Информации по запросам управле - ния организационной работы и взаи - модействия с органами местного само - управления администрации Липецкой области о ходе выполнения правовых документов администрации или гла - вы администрации Липецкой области с грифом «Контроль» готовятся также в двух экземплярах на бланке главы рай - она в сроки, определенные запросом и резолюцией главы района, но не позд - нее чем за 3 дня до направления ин - формации в адрес администрации Ли - пецкой области. Информация о ходе выполнения ре - шения сессии районного Совета депу - татов готовится структурным подразде - лением в 2-х экземплярах. Один экзем - пляр за подписью главы района направ - ляется на имя председателя районного Совета, второй экземпляр с визой ис - полнителя и руководителя структурного подразделения остается в отделе орга - низационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью для сведе - ния о выполнении контрольного реше - ния сессии. На информации указывают - ся инициалы, фамилия и телефон ис - полнителя. Проверка хода исполнения норма - тивных правовых документов с грифом «Контроль» осуществляется промежу - точно и по истечении срока исполнения. Данные о ходе и результатах исполне - ния учитываются и обобщаются по ито - гам года отделом организационной ра - боты, взаимодействия с органами мест - ного самоуправления и связям с обще - ственностью. 13. Работа исполнителей с доку- ментами Руководители структурных подразде - лений обеспечивают рассмотрение до - кументов в день их поступления, опера - тивное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнени - ем по существу вопроса. При рассмотрении документов руко - водитель подразделения выделяет до - кументы, требующие срочного испол - нения. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день после рассмотрения руководите - лем структурного подразделения. Сроч - ные документы передаются немедлен - но. Исполнение документа предусматри - вает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта доку - мента, его оформление, согласование, представление на подпись (утвержде - ние) главе района, его заместителю или руководителю структурного подразде - ления, подготовку ответа и пересылку адресату. Исполнитель (руководитель структур - ного подразделения) определяет необ - ходимое количество экземпляров доку - мента, передает документ на тиражиро - вание, готовит список рассылки. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных доку - ментов исполнитель делает отметки на документе или отдельном листе бумаги: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлени - ем документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах про - межуточного исполнения (запрос све - дений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного ис - полнения. При наличии нескольких исполните - лей основной исполнитель указывается первым. Основному исполнителю вы - сылается первый экземпляр докумен - та, а соисполнителям передаются ко - пии. Соисполнители ответственны за своевременный, качественный анализ и достоверность информации и предо - ставление ответственному исполните - лю в установленные им сроки необхо - димых материалов (проектов докумен - тов, справок, сведений и т.д.). Основной исполнитель несет персо - нальную ответственность за полноту и объективность информации, использо - ванной при подготовке документа. 14. Работа с письменными обра- щениями граждан и прием граждан по личным вопросам Работа с письменными и устными об - ращениями граждан ведется в соответ - ствии с Законом Липецкой области «Об обращениях граждан». Прием граждан по личным вопросам проводится главой района, его замести - телями, руководителями структурных подразделений, муниципальных пред - приятий и учреждений. График приемов составляется отделом организацион - ной работы, взаимодействия с органа - ми местного самоуправления и связям с общественностью и утверждается гла - вой района. В соответствии с утвержденными графиками заместители главы админи - страции района и руководители струк - турных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений проводят выездные приемы граждан по личным вопросам. Подготовку выездных прие - мов, обработку документов и контроль за исполнением обращений осущест - вляет отдел организационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с обществен - ностью и лица, отвечающие за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях, муниципальных пред - приятиях и учреждениях. Граждане, лично обратившиеся в районную администрацию, направля - ются в отдел организационной рабо - ты, взаимодействия с органами мест - ного самоуправления и связям с обще - ственностью для предварительной бе - седы и записи на прием к должностным лицам. Поступившие в администрацию рай - она заявления, предложения, жалобы (обращения) граждан регистрируются в отделе организационной работы, взаи - модействия с органами местного самоу - правления и связям с общественностью и передаются в приемные. Обращения граждан рассматривают - ся главой района, его заместителями в 3-дневный срок и с соответствующими резолюциями передаются в отдел орга - низационной работы, взаимодействия с органами местного самоуправления и связям с общественностью для даль - нейшей обработки. Наиболее важные из них, по указанию руководителей ад - министрации, ставятся на контроль. После внесения в регистрационные карточки содержания резолюций обра - щения граждан передаются исполните - лям. Заявления и жалобы разрешаются в сроки до одного месяца, а не требую - щие дополнительного изучения и про - верки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. Если для разрешения жалобы тре - буется более длительное время, то срок ее разрешения может быть прод -