Липецкая газета. 2016 г. (г. Липецк)

№ 204/25332 / 19 ОКТЯБРЯ 2016 ЛИПЕЦКАЯ ГАЗЕТА 18 ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТДЕЛ Окончание на 19-й стр. Приказ управления загс и архивов Липецкой области № 61 от 20.06.2016, г. Липецк О внесении изменений в приказ от 24 июля 2012 г. № 19 «Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации»» По результатам проведенного мониторинга и в целях приведения приказа в соот- ветствие с действующим законодательством приказываю : Внести изменения в административный регламент предоставления государ- ственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федера- ции», изложив приложение к приказу в новой редакции (приложение). Начальник управления Р. ЧЕКМАЧЁВА Раздел I. Общие положения 1. Предмет регулирования регламента 1. Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации» (далее – Регламент) устанавливает порядок и стандарт предо- ставления государственной услуги по исполнению обращений и запросов граждан Российской Федера- ции, поступивших в Архивные отделы администраций муниципальных образований Липецкой области (да- лее – Архивные отделы), при исполнении государственных полномочий Липецкой области, переданных в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000№117-ОЗ «О наделении органов местного само- управления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела». 2. Круг заявителей 2. Государственная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, име- ющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее – заявители). 3. Архивные отделы в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, вза- имодействует с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги. 3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги 4. Организация информационного обеспечения заявителей осуществляется Архивными отделами. Местонахождение, график работы, телефоны, адреса электронной почты Архивных отделов в му- ниципальных образованиях Липецкой области представлены в Приложении № 1 к Регламенту, в сети Интернет по адресу: www.uzags.com. 5. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится: — по телефону; — по письменному обращению; — при личном обращении; — по электронной почте; — на официальном сайте муниципального образования; — на Едином портале государственных и муниципальных услуг (далее – Портал). 6. На информационных стендах в помещениях Архивных отделов и на официальных сайтах адми- нистраций муниципальных образований размещается актуальная и исчерпывающая информация о порядке предоставления государственной услуги, в том числе: — место нахождения, график работы, график приема посетителей, телефоны, адреса электрон- ной почты, в том числе в муниципальных районах и городах Липецкой области, адрес официального сайта муниципального образования; — извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государ- ственной услуги; — текст настоящего Регламента; — исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к оформлению этих документов; — бланк анкеты-заявления и образцы его заполнения; — порядок обжалования решений, действий или бездействий должностных лиц, предоставляю- щих государственную услугу. При изменении информации по предоставлению государственной услуги осуществляется ее пе- риодическое обновление. 7. Основными требованиями к информированию заявителей о государственной услуге являются: — актуальность, своевременность, доступность и полнота информации; — четкость в изложении материала. 8. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Архивных отделов под- робно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопро- сам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архивного от- дела, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. 9. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставлен- ные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на руководителя Архивно- го отдела, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. 10. Заявители, представившие в Архивный отдел запрос, в обязательном порядке информируют- ся специалистами: — о порядке и основаниях предоставления услуги; — о приостановлении предоставления услуги; — об отказе в предоставлении услуги; — о сроке исполнения услуги и возможности получения ответа. 11. В любое время, с момента приема заявления, заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению государственной услуги Архивным отделом при помо- щи телефона, посредством личного обращения, по электронной почте. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры) нахо- дится представленный им запрос. Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги 4. Наименование государственной услуги 12. Государственная услуга – исполнение обращений и запросов граждан РоссийскойФедерации. 5. Наименование органа, предоставляющую государственную услугу 13. Предоставление государственной услуги осуществляют Архивные отделы при наличии у них архивных документов, являющихся областной государственной собственностью, необходимых для исполнения запросов. 14. Сведения о местах нахождения, почтовых адресах, адресах электронной почты, графиках рабо- ты и контактных телефонах (телефонах для справок) Архивных отделов содержатся в Приложении№ 1. 15. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный постановлением администрации Липецкой области от 23.11.2011 № 414-р «Об утвержде- нии Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнитель- ными органами государственной власти Липецкой области государственных услуг и предоставляются ор- ганизациями, участвующими в предоставлении государственных услуг». 6. Результат предоставления государственной услуги 16. Результатом предоставления государственной услуги являются: — архивная справка; — архивная выписка; — архивная копия; — ответ об отсутствии запрашиваемых сведений; — рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации; — уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации. 7. Срок предоставления государственной услуги 17. Запросы граждан, поступившие в Архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. 18. Срок рассмотрения запросов граждан может быть продлен руководителем Архивного отде- ла либо уполномоченным на то лицом по письменному ходатайству исполнителя, не более чем на 30 дней с незамедлительным уведомлением об этом заявителя в письменной форме. 19. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномо- ченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Рос- сийской Федерации порядке. 20. Запросы, присланные по электронной почте, рассматриваются в общем порядке. 8. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги 21. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: — Конституцией Российской Федерации (принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года); — Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; — Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; — Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; —Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»; — Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информа- ции о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; — Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления го- сударственных и муниципальных услуг»; — Федеральным законом от 1 декабря 2014 года № 419-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов»; — Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнитель- ных гарантиях прав граждан на информацию»; — приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; — постановлением администрации Липецкой области от 09.08.2011 № 282 «Об утверждении По- рядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функ- ций исполнительными органами государственной власти Липецкой области, Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг исполнитель- ными органами государственной власти Липецкой области, Порядка проведения экспертизы проек- тов административных регламентов предоставления государственных услуг»; —Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Липецкой области. 9. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем 22. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя, посту- пивший в Архивный отдел в письменной форме по почте, по электронной почте, по факсу, при личном обращении, в электронной форме через Портал (Приложение № 2). 23. В запросе заявителя должны быть указаны: — сведения о заявителе: фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии); — почтовый и (или) электронный адрес заявителя, контактные телефоны (при наличии); — интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки за- прашиваемой информации; — форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, ар- хивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов); — личная подпись заявителя при подаче запроса на бумажном носителе; — дата. 24. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополни- тельно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные за- конодательством Российской Федерации. 25. Услуга может предоставляться в электронной форме, в том числе с применением универ- сальной электронной карты, используемой для идентификации заявителя на Портале и подписания документов электронной подписью. При обращении в электронной форме за получением государственной услуги заявление и каж- дый прилагаемый к нему документ должны быть подписаны усиленной квалифицированной элек- тронной подписью гражданина. При этом усиленная подпись должна быть создана лицом, которое в соответствии с федераль- ными законами и изданными в соответствии с ними нормативными правовыми актами наделено пол- номочиями на создание и подписание прилагаемых к заявлению документов. При подаче заявления непосредственно в Архивный отдел, им обеспечивается изготовление ко- пий документов, представленных заявителем, в момент принятия заявления. После изготовления ко- пий документов подлинники возвращаются заявителю. При направлении заявления заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении при- лагаемые копии документов должны быть заверены нотариально или органами, выдавшими данные документы в установленном порядке. 26. Запрещается требовать от заявителя представлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми акта- ми, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги. 27. Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными право- выми актами Липецкой области находятся в распоряжении исполнительных органов государствен- ной власти Липецкой области, предоставляющих государственную услугу, иных государственных ор- ганов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных исполнительным органам госу- дарственной власти Липецкой области и органам местного самоуправления организаций, участвую- щих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, ука- занных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». 28. Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного инфор- мационного взаимодействия. 10. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении исполнительных органов государственной власти Липецкой области, иных органов и организаций, а также которые заявитель вправе предоставить 29. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, подлежа- щих получению посредством межведомственного взаимодействия, отсутствует. 11. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги 30. Основанием для отказа заявителю в приеме документов в электронной форме является: — подписание документов несоответствующими электронными подписями; — недействительный статус сертификатов электронных подписей на документах; — неподлинность электронных подписей документов; — отсутствие электронной подписи; — некорректное заполнение данных электронной формы заявления (незаполнение обязательных полей в заявлении, заполнение полей заявления с ошибками); — наличие в электронных документах изъянов, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание. Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение обращений и запросов граждан Российской Федерации» 12. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги 31. Государственная услуга не может быть предоставлена в следующих случаях: — если запрос заявителя не содержит фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии), по- чтового адреса и (или) электронного адреса заявителя; —если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы; — если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению; — если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения све- дений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявите- лю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с не- допустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставле- на только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, со- держащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию; — если в запросе обжалуется судебное решение; — если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались пись- менные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководи- тель Архивного отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательно- сти очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляет- ся заявитель, направивший обращение; — если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направив- шему его, о недопустимости злоупотребления правом; — отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц. 32. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются: — представление заявителем документов, содержащих недостоверные сведения; — несоответствие заявителя условиям, установленным пунктом 2 настоящего административно- го регламента. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют. 13. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги 33. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государствен- ной услуги, законодательством не предусмотрено. 14. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 34. Предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставле- ния государственной услуги, осуществляется бесплатно. 15. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги 35. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявителем запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не дол- жен превышать 15 минут. 16. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме 36. Регистрация запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, поступивших в Архивный отдел, осуществляется в день их по- ступления. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, ре- гистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями. 37. Регистрация запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, поданных через Портал и в выходной (нерабочий или праздничный) день, осуществляется в первый следующий за ним рабочий день. 38. Регистрация запроса заявителя осуществляется специалистом Архивного отдела, ответ- ственным за прием и регистрацию запросов при предоставлении государственной услуги. 17. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой услуги, в том числе доступности для инвалидов 39. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступ- ных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан. 40. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государ- ственной услуги документов, отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками. 41. В целях получения инвалидами государственной услуги, помещения в которых осуществляет- ся прием заявителей, обеспечивают: — возможность беспрепятственного входа и выхода из здания и самостоятельного передвиже- ния по зданию в целях доступа к месту предоставления услуги; — оснащение помещений (зданий) наружной кнопкой вызова специалиста, надписями, знаками, иной текстовой и графической информацией в доступных для инвалида форматах; — допуск в здание сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика и собаки-проводника при нали- чии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме и в порядке, кото- рые определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации; — оборудование мест для парковки автотранспортных средств инвалидов на прилегающей к зданию территории. При отсутствии возможности оборудовать здание и помещение (место предоставления государ- ственной услуги) вышеперечисленным требованиям, прием граждан, являющихся инвалидами, осу- ществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (комнатах), расположенных на первых этажах здания. При необходимости заявителю оказывается помощь в перемещении по зда- нию и прилегающей территории. 18. Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий 42. Показателями доступности и качества оказания государственной услуги являются: — удовлетворенность заявителей качеством государственной услуги; — открытый доступ для заявителей к информации о порядке и сроках предоставления государ- ственной услуги, порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Архивного отдела; — соблюдение стандарта предоставления государственной услуги; — отсутствие обоснованных жалоб заявителей на действия (бездействие) должностных лиц Ар- хивного отдела при предоставлении государственной услуги; — предоставление возможности подачи заявления о предоставлении государственной услуги и документов (содержащихся в них сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, в форме электронного документа; — предоставление возможности получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий; — размещение информации о данной услуге в Сводном реестре государственных и муниципаль- ных услуг и на Портале; — размещение формы заявления на Портале, обеспечение доступа для копирования и заполне- ния в электронном виде; — обеспечение возможности осуществления мониторинга предоставления услуги и результатов предоставления услуги в электронном виде с использованием Портала. 43. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право: — представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу; — получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию кото- рых входит разрешение поставленных в запросе вопросов; — обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в свя- зи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с зако- нодательством Российской Федерации; — обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса; — осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту. 44. Руководитель Архивного отдела обеспечивает: — объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей; — получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, орга- нов дознания и органов предварительного следствия; — принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и за- конных интересов граждан. 45. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов в Архивных отделах являются: — достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов; — полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов; — наглядность форм предоставления информации об административных процедурах; — удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления госу- дарственной услуги; — оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса. 46. Заявитель взаимодействует с должностными лицами не более одного раза – при обращении за предоставлением государственной услуги. 19. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме 47. Для получения государственной услуги заявителям предоставляется возможность предста- вить заявление о предоставлении государственной услуги через Портал путем заполнения специаль- ной интерактивной формы. При обращении заявителя за предоставлением государственной услуги в электронной форме заявление о предоставлении государственной услуги и прилагаемые к нему документы подписыва- ются в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной под- писи» простой электронной подписью, либо усиленной неквалифицированной электронной подпи- сью, либо усиленной квалифицированной электронной подписью, соответствующей одному из сле- дующих классов средств электронной подписи: КС1, КС2, КС3. 48. Заявителям обеспечивается возможность получения информации о предоставляемой го- сударственной услуге на официальных веб-сайтах муниципальных образований в информационно- телекоммуникационной сети Интернет и на Портале. 49. Заявителям обеспечивается возможность получения на официальных сайтах муниципальных образований и на Портале форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государ- ственной услуги в электронном виде. 50. Для заявителей обеспечивается возможность осуществлять с использованием Портала получе- ние сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной или муниципальной услуги. 51. При направлении заявления и документов в форме электронных документов обеспечивается возможность направления заявителю сообщения в электронном виде, подтверждающего поступле- ние запроса в Архивный отдел. Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме 20. Исчерпывающий перечень административных процедур 52. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры: — прием и регистрация запросов заявителей; — рассмотрение запросов заявителей руководителем Архивного отдела и передача их для ис- полнения; — анализ тематики запросов заявителей; — направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности; — подготовку и направление ответов заявителям; — уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности. 21. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием «Информационной системы регионального портала и реестра государственных и муниципальных услуг Липецкой области», отдельных административных процедур 53. Информация о правилах оказания государственной услуги предоставляется по обращениям заявителей в Архивный отдел, а также размещается на Портале. 54. Заявители вправе подать запрос о предоставлении государственной услуги в Архивный от- дел при личном обращении, использовании средств телефонной, почтовой связи, посредством элек- тронной почты, а также при использовании информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (в том числе сети Интернет) и Портала. 55. Информация о ходе предоставления государственной услуги предоставляется на Портале. 56. Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении № 3 к на- стоящему административному регламенту. 22. Иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги 57. При получении заявления и документов с использованием Портала ответственный специа- лист Архивного отдела проверяет наличие на документах электронной подписи, проверяет действи- тельность электронной подписи, которой подписан комплект электронных документов, самостоя- тельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, а также с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра. 23. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги 23.1. Прием и регистрация запросов заявителей 58. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса спосо- бом, указанным в пункте 22 настоящего Регламента. 59. Регистрация запроса является основанием действий по предоставлению государственной услуги. 60. Поступившие в Архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются специали- стом Архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции в журна- ле регистрации запросов граждан. 61. Заявление и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, могут быть представлены заявителем: — на личном приеме; — по почте; — по электронной почте; — в форме электронного документа в порядке, предусмотренном пунктом 47 настоящего адми- нистративного регламента. 62. Специалист Архивного отдела, ответственный за прием и регистрацию заявлений и докумен- тов, проверяет реквизиты заявления и регистрирует поступивший запрос в журнале регистрации за- просов граждан. 63. В ходе личного приема специалист Архивного отдела, ответственный за прием и регистра- цию заявления и документов, обязан: — представиться заявителю, назвав фамилию, имя, отчество и должность; — осуществить прием заявления и документов, представленных заявителем; — обеспечить регистрацию поступивших документов; — в случае необходимости давать разъяснения заявителю по предоставляемой государствен- ной услуге. 64. При представлении заявления в Архивный отдел заявителем лично по его просьбе на втором экземпляре заявления проставляется отметка о принятии заявления и прилагаемых к нему докумен- тов, указываются фамилия, инициалы, должность и ставится подпись специалиста Архивного отдела, принявшего заявление, а также дата приема. 65. Возможность направления заявления и документов через Портал предоставляется только за- явителям, зарегистрированным на Портале. Если заявитель не зарегистрирован на Портале в качестве пользователя, то ему необходимо пройти процедуру регистрации в соответствии с правилами регистрации граждан на Портале. В случае если заявление, поданное в Архивный отдел непосредственно или в форме электрон- ного документа, не соответствует установленной форме, специалист Архивного отдела уведомляет гражданина о необходимости уточнении сведений указанных в заявлении. Если заявление было получено с использованием Портала, уведомление о принятии заявления к рассмотрению по существу в форме электронного документа направляется в личный кабинет заяви- теля на Портале. 66. Критерием принятия решения является соответствие заявления установленной форме. 67. Результатом административной процедуры является прием и регистрация заявления. 68. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – регистрация заяв- ления в журнале регистрации запросов граждан. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 1 день. 23.2. Рассмотрение запросов заявителей руководителем Архивного отдела и передача их для исполнения 69. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка и переда- ча специалистом Архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов, зарегистриро- ванного запроса заявителя руководителю Архивного отдела. 70. После регистрации запросы рассматриваются руководителем Архивного отдела и передают- ся специалисту для исполнения в течение 2 дней с момента поступления в установленном порядке. 71. При поступлении в Архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечаты- вается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных за- просов порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Архивного отдела по направлению его на исполнение по принадлежности, ответ заявителю направляется специалистом Архивного отдела по почте или электронному адресу, указанному в запросе. 72. Критерием принятия решения является соответствие запроса заявителя требованиям Адми- нистративного регламента. 73. Результатом административной процедуры является передача запроса специалисту Архив- ного отдела для исполнения. 74. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – резолюция на- чальника Архивного отдела для исполнения специалисту. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 2 дня. 23.3. Анализ тематики запросов заявителей 75. Основанием для начала административной процедуры является рассмотрение запросов зая- вителей руководителем Архивного отдела и передача их для исполнения. 76. Специалист Архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с ис- пользованием имеющихся в Архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запро- сов заявителей. При этом определяется: — правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера; — степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы; — местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя; — адрес конкретной организаций, куда следует направить запрос заявителя на исполнение по принадлежности. 77. Критерием принятия решения является соответствие и правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. 78. Результатом административной процедуры является направление запроса заявителя на ис- полнение по принадлежности в Архивные отделы и организации при наличии у них документов, необ- ходимых для исполнения запросов. 79. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – отметка о место- нахождении архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 2 дня. 23.4. Направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности 80. Основанием для начала административной процедуры является анализ тематики поступив- ших запросов заявителей. 81. По итогам анализа Архивный отдел направляет их на исполнение по принадлежности в Архивные отделы и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов. Срок исполнения данной административной процедуры – 7 дней. 82. В случае необходимости Архивный отдел может запрашивать у Архивных отделов и организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей. 83. Критерием принятия решения является наличие в фондах Архивного отдела документов, не- обходимых для исполнения запроса. 84. Результатом административной процедуры является выявление информации о местонахож- дении документов, необходимых для исполнения запроса. 85. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – отметка в журнале регистрации запросов граждан в графе «Примечание» о направлении запроса на исполнение по при- надлежности в Архивный отдел и (или) организации. 23.5. Подготовка и направление ответов заявителям 86. Основанием для начала административной процедуры является выявленная информация. 87. Архивный отдел по итогам выявления запрашиваемой информации по запросам заявителей: — готовит архивные справки, архивные выписки, архивные копии; — дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законода- тельством Российской Федерации; — готовит ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя. 88. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если дан ответ по существу запро- са, по нему приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. 89. Критерием принятия решения является результат поиска запрашиваемой информации. 90. Результатом административной процедуры является подготовка и направление ответа зая- вителю. 91. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – регистрация отве- та заявителю в журнале регистрации запросов. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 15 дней. 23.6. Уведомление заявителей о направлении запроса на исполнение по принадлежности 92. Основанием для начала административной процедуры является результат поиска запраши- ваемой информации. 93. Архивный отдел письменно уведомляет заявителя о результатах рассмотрения и (или) на- правлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в Архивные отделы и (или) организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации. 94. Критерием принятия решения является отсутствие запрашиваемой информации в докумен- тах Архивного отдела. 95. Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности. 96. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры – регистрация на- правленного уведомления заявителю в журнале регистрации запросов. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 3 дня. Раздел IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги 97. Контроль за рассмотрением письменных запросов заявителей осуществляется в целях обе- спечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и за- конных интересов заявителей, анализа содержания поступающих запросов, хода и результатов рабо- ты с запросами заявителей. 98. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента руководителями Архивных отделов. 24. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений 99. Текущий контроль за соблюдением порядка и стандарта предоставления государственной услуги, административных процедур по предоставлению государственной услуги и принятием реше- ний специалистами, осуществляется руководителем Архивного отдела, ответственным за организа- цию работы по предоставлению государственной услуги. 100. Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем Архивного отдела, от- ветственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюде- ния и исполнения специалистами Архивного отдела положений настоящего Регламента. 101. Текущий контроль за исполнением письменных запросов заявителей включает: — постановку поручений по исполнению письменных запросов заявителей на контроль, в том числе с использованием системы электронного документооборота; — контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления государственной услуги, принятием решений ответственными исполни- телями; — информирование ответственных исполнителей о соблюдении установленных сроков рассмо- трения письменных запросов заявителей, о снятии таких запросов с контроля. 102. Письменные запросы заявителей снимаются с контроля, если рассмотрены все поставлен- ные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. 103. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном зако- нодательством Российской Федерации. 25. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги 104. Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании го- довых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению). При проверке рассма- триваются вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур. 105. Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления услуги устанавливается правовыми актами руководителя Управления ЗАГС и архивов Липецкой области (да- лее – Управление) или его заместителем. 106. При организации проверок учитываются жалобы и заявления заявителей, а также иные све- дения о деятельности руководителей Архивных отделов, участвующих в предоставлении государ- ственной услуги. 107. Контроль за предоставлением государственной услуги Архивными отделами включает в себя установленную Управлением ежеквартальную отчетность Архивных отделов о ходе исполнения запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рас- смотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) руководителей Архивных отделов. 108. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги форми- руется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления. 109. По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, со- вершающие предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, пре- доставляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными запросами заявителей. 110. Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недо- статки и предложения по их устранению.