Липецкая газета. 2013 г. (г. Липецк)

ЛИПЕЦКАЯ ГАЗЕТА № 210/24588/ 30 ОКТЯБРЯ 2013 34 ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТДЕЛ Выдача значка «Администрация города Липецка» муниципальным служащим воз- лагается на управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы. 6.9. Кадровая служба осуществляет учет предоставления работникам ежегодных отпусков, контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков. Утвержденный график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора и не может быть из- менен в одностороннем порядке. Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в случаях, порядке и при условиях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором. 6.10. К вопросам кадрового делопроизводства относится документальное оформ- ление служебных командировок. Работники администрации города направляются в слу- жебные командировки на основании распоряжения администрации города, а работники структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридическо- го лица, — приказа работодателя в соответствии с порядком оформления служебных командировок в администрации города. 6.11. Для определения соответствия муниципальных служащих замещаемым долж- ностям в соответствии с законодательством о муниципальной службе проводится атте- стация муниципальных служащих. Решение о проведении аттестации в администрации города принимается главой города Липецка. Проведение аттестации муниципальных служащих осуществляет аттестационная ко- миссия администрации города. 6.12. Муниципальным служащим в соответствии с замещаемой должностью муници- пальной службы присваиваются квалификационные разряды. Присвоение квалификационных разрядов производится главой города по результа- там квалификационного экзамена, который проводится в соответствии с законодатель- ством о муниципальной службе и распоряжением администрации города. 6.13. Профессиональная переподготовка и повышение квалификации муниципаль- ных служащих администрации города планируется управлением организационно-кон- трольной работы и муниципальной службы с учетом средств, предусмотренных в бюд- жете города на финансовый год. Управлением организационно-контрольной работы и муниципальной службы также осуществляется подготовка проектов правовых актов администрации города о направ- лении муниципальных служащих на профессиональную переподготовку или повышение квалификации. 6.14. К полномочиям кадровой службы в соответствии с муниципальными правовы- ми актами также относятся: — ведение Реестра муниципальных служащих города Липецка; — ведение Реестра должностей муниципальной службы администрации города Ли- пецка; — формирование кадрового резерва для замещения должностей муниципальной службы администрации города Липецка. 6.15. Кадровая служба осуществляет контроль за своевременным предоставлением сведений о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного харак- тера муниципальных служащих администрации города, руководителей муниципальных учреждений, а также их супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, проводит срав- нительный анализ представленных сведений. 6.16. Кадровая служба осуществляет контроль за соответствием расходов муници- пального служащего, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей их доходам. 6.17. Кадровая служба осуществляет подготовку материалов для оформления допу- ска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну, и орга- низует в установленном порядке проверку: — достоверности сведений, сообщаемых гражданином о себе при поступлении на муниципальную службу в администрацию города; — соблюдения лицами, замещающими должности муниципальной службы, ограни- чений, установленных законодательством о муниципальной службе; — достоверности представленных сведений о доходах, об имуществе и обязатель- ствах имущественного характера муниципальных служащих, руководителей муници- пальных учреждений. Документы проверки относятся к конфиденциальной информации и приобщаются к личному делу лица, в отношении которого проводится проверка. 6.18. Кадровые службы структурных подразделений администрации города, облада- ющих правами юридического лица, ежегодно до 01 декабря представляют в управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы перечень юбилейных дат предприятий и учреждений города и их руководителей для формирования сводного перечня на календарный год. 7. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 7.1. Делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку- ментов», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Положением о муниципальных правовых актах города Липецка, Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города, Порядком ведения единого электронного документооборота в администрации города. 7.2. Администрация города имеет печать и бланки документов с изображением герба города Липецка. Структурные подразделения администрации города, осуществляющие переданные государственные полномочия, имеют круглую печать и бланки с изображением Герба Российской Федерации. Структурные подразделения администрации города, обладающие правами юриди- ческого лица, имеют круглую печать с изображением герба города Липецка и своим наи- менованием, соответствующие бланки с изображением герба города. Структурные подразделения администрации города могут иметь круглую печать со своим наименованием и соответствующие бланки с изображением герба города Липец- ка. 7.3. Глава города в пределах своих полномочий, установленных федеральными зако- нами, законами Липецкой области, Уставом города Липецка, решениями городского Со- вета, издает постановления администрации города по вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, пере- данных органам местного самоуправления города Липецка федеральными законами и законами Липецкой области, а также распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города. Руководители структурных подразделений администрации города, обладающих пра- вами юридического лица, издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям, и по вопросам организации работы структурных подразделений. 7.4. Проекты правовых актов разрабатываются структурными подразделениями ад- министрации города, в компетенции которых находится данный вопрос. Проекты нормативных правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязан- ности граждан города, в обязательном порядке направляются структурными подраз- делениями администрации города в прокуратуру Липецкой области для представления заключения на предмет соответствия их федеральным законам. Подготовленный и завизированный руководителем и юридической службой струк- турного подразделения администрации города проект правового акта направляется в управление делопроизводства и протокола, где проводится его стилистико-граммати- ческая обработка, проверяется правильность его составления и оформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительных документов и т.п.). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы (письма, заявления, ходатай- ства и т.д.). Проект правового акта подлежит обязательному согласованию с заместителем главы администрации города, координирующим работу структурного подразделения администрации города, внесшего проект, правовым управлением, а также со структур- ными подразделениями, если правовой акт содержит положения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений. Согласование проекта правового акта оформляется визами. Визирование проекта правового акта каждой инстанцией осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней. Правовая экспертиза осуществляется в срок не более 5-ти рабочих дней со дня по- ступления проекта правового акта в правовое управление. Проекты правовых актов по кадровым вопросам согласовываются правовым управ- лением в срок не более 2-х рабочих дней. Проекты нормативных правовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе. Правовая и антикоррупционная экспертиза осуществляется правовым управлением в срок не более 10-ти рабочих дней со дня поступления проектов нормативных правовых актов. Обеспечение качественной подготовки проектов правовых актов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделе- ний администрации города, которые вносят и готовят проект. Постановления и распоряжения администрации города по основной деятельности хранятся в управлении делопроизводства и протокола, распоряжения администрации города по личному составу — в управлении организационно-контрольной работы и му- ниципальной службы, распоряжения и приказы руководителей структурных подразделе- ний администрации города хранятся в структурных подразделениях и по истечении пяти лет по описи передаются на постоянное хранение в архивное управление. 7.5. Координация и контроль за ведением делопроизводства и документооборота в администрации города возлагается на управление делопроизводства и протокола. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И ИНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В АДМИНИСТРАЦИЮ ГОРОДА 8.1. Все документы, поступающие в адрес главы города, заместителей главы адми- нистрации города, в день поступления регистрируются управлением делопроизводства и протокола и в тот же день направляются указанным должностным лицам. Регистрация производится в электронных регистрационных карточках единого элек- тронного документооборота. При регистрации документа в системе единого электронного документооборота к электронной регистрационной карточке должна быть прикреплена электронная копия поступившего документа. Каждый пользователь системы единого электронного документооборота на своем рабочем месте получает данные о документах, направленных ему на обработку, выпол- няет необходимые действия и направляет документ для дальнейшей работы. При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или соз- дания. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создава- емые — в день подписания или утверждения. Документы, поступающие на рассмотрение главе города и его заместителям, распо- рядительные документы, переписка за подписью главы города, его заместителей реги- стрируются в управлении делопроизводства и протокола. Документы, изданные в структурных подразделениях администрации города, реги- стрируются в соответствующих структурных подразделениях. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационных формах ини- циативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Работу по приему и обработке обращений граждан, служебной корреспонденции управление делопроизводства и протокола осуществляет по графику: — прием — ежедневно с 08 часов 30 минут до 15.00; — обработка — с 15.00 до 17 часов 30 минут. 8.2. Документы с резолюциями главы города, заместителей главы администрации города поступают в управление делопроизводства и протокола на исполнение долж- ностным лицам, определенным в резолюции. 8.3. Документы и поручения главы города, заместителей главы администрации горо- да исполняются в указанные ими сроки. 8.4. Если поручение главы города, заместителя главы администрации города по ис- полнению документа возлагаются на нескольких исполнителей, то первым указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Ответственный исполнитель контро- лирует исполнение документа (поручения) в целом, а соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа (пору- чения) и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять само- стоятельный ответ главе города или иному должностному лицу. Обобщенный ответ главе города или иному должностному лицу направляет ответственный исполнитель. 8.5. Если по объективным причинам исполнение документа (поручения) в установ- ленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных), руководители структурных подразделений администрации города представляют главе города или координирующе- му заместителю главы администрации города предложения о продлении срока, с указа- нием причин продления и планируемой даты исполнения. 8.6. Если документ (поручение) выходит за пределы компетенции структурного под- разделения администрации города, то его руководитель обеспечивает исполнение до- кумента (поручения) в пределах своей компетенции и в течение трех дней представляет главе города или координирующему заместителю главы администрации города предло- жения о привлечении соисполнителей для его исполнения в полном объеме. 8.7. Если исполнение поступившего документа (поручения) не входит в компетенцию структурного подразделения администрации города, его руководитель в течение трех дней представляет главе города или координирующему заместителю главы админи- страции города предложения о назначении соответствующего исполнителя документа (поручения). 8.8. Корреспонденция, поступающая в адрес структурных подразделений админи- страции города, в управлении делопроизводства и протокола, не регистрируется, а на- правляется непосредственно адресатам, которые организуют ее учет и исполнение. 8.9. Учет и отправку исходящей корреспонденции, подписанной главой города, за- местителями главы администрации города, осуществляет управление делопроизвод- ства и протокола. Документы, направляемые в органы государственной власти и Липецкий городской Совет депутатов, подписываются только главой города или в его отсутствие исполняю- щим обязанности главы города. Документы, представляемые в Липецкий городской Совет депутатов, направляются с электронной копией. 8.10. Учет, хранение и отправка секретных документов осуществляется управлением делопроизводства и протокола. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. 9. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ, ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЗАВЕРЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТЬЮ 9.1. Документы в администрации города изготавливаются с помощью компьютерной техники и оргтехники. 9.2. Все документы печатаются в структурных подразделениях администрации горо- да. 9.3. Тиражированию подлежат только служебные документы, получаемые и создава- емые в структурных подразделениях администрации города. Тиражирование служебных документов производится управлением делопроизвод- ства и протокола ежедневно с 10.30 до 12.00 и с 15.00 до 16.00. 9.4. Гербовая печать «Администрация города Липецка» проставляется на служебных документах с подписью главы города или заместителей главы администрации города Липецка. Заверение служебных документов гербовой печатью производится начальником управления делопроизводства и протокола ежедневно с 9.00 до 10.00 и с 16.00 до 17.30. 10. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ, КОНТРАКТОВ) 10.1. Подготовка проекта договора (соглашения, контракта) осуществляется заинте- ресованным структурным подразделением администрации города, либо проект может быть разработан и представлен в администрацию города представителем другой сто- роны (контрагента), с которой предполагается подписание соответствующего договора (соглашения, контракта). 10.2. Договор (соглашение, контракт), заключаемый от имени администрации горо- да, подписывает глава города или уполномоченное им лицо, в соответствии с передан- ными полномочиями. Проект договора (соглашения, контракта) визируется следующими должностными лицами администрации города: — руководителем заинтересованного структурного подразделения администрации города; — заместителем главы администрации города Липецка — председателем департа- мента финансов в случае, когда затрагиваются финансовые интересы города; — начальником управления муниципального заказа; — начальником правового управления. 10.3. Подписанный главой города или заместителями главы администрации города договор (соглашение, контракт) подлежит обязательной регистрации в управлении де- лопроизводства и протокола. После регистрации экземпляр договора (соглашения, контракта) передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности, исполнителю и для хранения в управление делопро- изводства и протокола. 11. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 11.1. Работа с письменными и устными обращениями граждан в администрации го- рода ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. 11.2. Управление делопроизводства и протокола организует работу с письменными обращениями, с обращениями, поступившими по информационным системам общего пользования, а также в ходе личного приема граждан должностными лицами админи- страции города. 11.3. Прием граждан по личным вопросам проводится главой города, его заместите- лями, руководителями структурных подразделений администрации города. Графики приемов граждан по личным вопросам главой города и его заместителями ежемесячно составляются управлением делопроизводства и протокола и утверждаются главой города. Прием граждан по личным вопросам осуществляется: — главой города Липецка — в третий понедельник месяца; первым заместителем главы администрации города Липецка — в первую среду ме- сяца; заместителем главы администрации города Липецка, организующим деятельность аппарата администрации, — во вторую среду месяца; заместителем главы администрации города Липецка, координирующим деятель- ность социальной сферы, — в четвертый четверг месяца; заместителем главы администрации города Липецка — председателем департамен- та транспорта, дорог и благоустройства — в третий четверг месяца; заместителем главы администрации города Липецка — председателем департамен- та финансов — во второй четверг месяца; заместителем главы администрации города Липецка — председателем департамен- та жилищно-коммунального хозяйства — в четвертый вторник месяца. Руководители структурных подразделений администрации города проводят приемы граждан по личным вопросам в соответствии с утвержденным графиком. Подготовку приемов, обработку документов и контроль за исполнением обращений осуществляет должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан в структурном под- разделении администрации города. Графики приемов граждан по личным вопросам, содержащие дату и часы приема, а также место его проведения, размещаются управлением по работе со СМИ и связям с общественностью на официальном сайте администрации города Липецка. 11.4. Запись на прием к главе города производится с начала месяца на следующий месяц. Списки записавшихся на прием передаются главе города за 14 дней до очеред- ного приема. Запись на прием к заместителям главы администрации города производится после проведения приема в текущем месяце на следующий месяц и заканчивается за 10 дней до очередного приема. Списки записавшихся на прием передаются заместителю главы администрации го- рода не позднее 7-ми дней до данного приема. Запись на прием к главе города и его заместителям осуществляется при личном присутствии гражданина с предъявлением документа, удостоверяющего личность. Запись на прием к главе города и его заместителям по телефону не производится. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к главе города и его заме- стителям управление делопроизводства и протокола осуществляет по графику: — понедельник — с 13.00 до 16.00; — вторник, среда, четверг — с 9. 00 до 16.00; — пятница — неприемный день В дни приема граждан по личным вопросам главой города и его заместителями предварительная беседа с гражданами и запись на прием не производятся. На приеме по личным вопросам гражданин может обратиться к должностному лицу как устно, так и с заявлением на его имя. При устном обращении граждан его содержание заносится в журнал личного при- ема, а затем в программу «Обращение граждан» (раздел «Прием граждан). В случае, если изложенные в устном или письменном обращении факты и обстоятельства являют- ся очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале и в про- грамме «Обращение граждан». В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обраще- нии вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном законодательством Российской Федерации порядке. 11.5. Поступившие в администрацию города письменные обращения граждан ре- гистрируются управлением делопроизводства и протокола в течение 3-х рабочих дней. На поступившем обращении справа в правом нижнем углу первой страницы простав- ляется регистрационный штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номе- ра. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Если обращение поступило в администрацию города в порядке переадресации, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводи- тельного письма. Если в сопроводительном письме содержится просьба проинформи- ровать о результатах рассмотрения, то проставляется штамп «Контроль». Зарегистрированные обращения передаются главе города или заместителям главы администрации города в соответствии с тем, кому они адресованы. Обращения граждан рассматриваются главой города, его заместителями и с соот- ветствующими резолюциями передаются в управление делопроизводства и протокола для дальнейшей передачи на исполнение должностным лицам, определенным в резо- люции. 11.6. Началом срока рассмотрения поступивших обращений считается день их реги- страции в управлении делопроизводства и протокола. Срок рассмотрения письменных обращений составляет 30 дней со дня их регистра- ции, если иной срок не указан в резолюции. Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения данного обращения считается ближайший за ним рабочий день. 11.7. В случае, если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, оно направляется в течение 7-ми рабочих дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведом- лением гражданина о переадресации обращения. 11.8. Ответ на обращение за подписью главы города или его заместителей готовится и визируется исполнителем, возвращается вместе с обращением в управление дело- производства и протокола. После регистрации ответ направляется заявителю. В соответствии с резолюцией главы города или заместителей главы администрации города ответ на обращение может подписывать руководитель структурного подраз- деления администрации города. В данном случае ответ заявителю направляется струк- турным подразделением, копия ответа передается в управление делопроизводства и протокола. 11.9. В случаях, требующих для решения вопросов, поставленных в обращении, про- ведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен главой города или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей не более чем на 30 календарных дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления срока. 11.10. Продление срока исполнения обращения должно быть оформлено не менее чем за 3 рабочих дня до его истечения на основании докладной записки исполнителя на имя лица, наложившего первичную резолюцию. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если за рассмотрением обращения установ- лен контроль органом, переадресовавшим обращение, то исполнитель обязан заблаго- временно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения. 11.11. Контроль за соблюдением порядка и сроками первичного рассмотрения обра- щений граждан обеспечивает управление делопроизводства и протокола. 11.12. Управление делопроизводства и протокола ежемесячно и ежеквартально го- товит информацию о работе с обращениями граждан. 11.13. Обращения граждан и документы по их рассмотрению хранятся в управ- лении делопроизводства и протокола в течение пяти лет, а затем, после экспертизы, предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие све- дения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции передаются на по- стоянное хранение в архивное управление, остальные уничтожаются в установленном порядке. 12. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СМИ 12.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации до- ступа граждан и организаций к информации о деятельности администрации города (за исключением информации ограниченного доступа) осуществляет управление по работе со СМИ и связям с общественностью. 12.2. Информация о деятельности администрации города размещается на офици- альном сайте администрации города Липецка в сети Интернет управлением по работе со СМИ и связям с общественностью. Для обновления информации официального сайта структурные подразделения ад- министрации города предоставляют информацию в соответствии с Регламентом напол- нения официального сайта администрации города Липецка. 12.3. Управление по работе со СМИ и связям с общественностью направляет инфор- мацию о деятельности администрации города в центральные, региональные и город- ские средства массовой информации; готовит ежедневные обзоры центральных, реги- ональных и городских печатных изданий и сайтов Интернета, а также информационных программ липецких телерадиокомпаний. В обзоры включаются материалы о наиболее значимых вопросах социальной, эконо- мической и политической жизни общества. Обзоры ежедневно предоставляются главе города и его заместителям. Глава города и его заместители в случае необходимости дают письменные поручения руководителям структурных подразделений администрации города о принятии мер в пределах их ком- петенции по материалам обзора. 12.4. Взаимодействие со средствами массовой информации должностными лицами администрации города осуществляется по согласованию с управлением по работе со СМИ и связям с общественностью. 12.5. При ведении должностными лицами администрации города личных блогов, страниц в социальных сетях, ведении иных действий в сети Интернет должен соблю- даться Кодекс этики муниципального служащего, а также не может быть разглашена служебная информация ограниченного доступа. 13. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С НАГРАЖДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И ВЕДОМСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАГРАДАМИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 13.1. Порядок рассмотрения документов, связанных с награждением государствен- ными наградами Российской Федерации, установлен Указами Президента Российской Федерации от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации» и от 30.12.1995 № 1341 «Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении Положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации». Руководители предприятий, учреждений и организаций города различных форм соб- ственности направляют на согласование в администрацию города документы о награж- дении государственными наградами Российской Федерации граждан города Липецка. Проверку наградных документов на правильность их оформления в соответствии с требованиями названных Указов Президента Российской Федерации осущест- вляет управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы и вносит в комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государ- ственными наградами Российской Федерации и наградами города Липецка (далее — Комиссия). При положительном решении Комиссии наградные документы направляются управ- лением организационно-контрольной работы и муниципальной службы на подпись главе города, а затем вместе с протоколом Комиссии в администрацию Липецкой области. В случае принятия решения о нецелесообразности поддержки ходатайства о на- граждении администрация города информирует об этом руководителя предприятия, учреждения или организации с указанием причин отказа. 13.2. Документы о награждении ведомственной наградой оформляются согласно установленным требованиям соответствующего министерства Российской Федерации и согласовываются с администрацией города. Руководители предприятий, учреждений и организаций города различных форм соб- ственности направляют на согласование в администрацию города документы о награж- дении граждан города Липецка ведомственной наградой. Проверку документов на правильность их оформления осуществляет управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы и передает первому за- местителю главы администрации города для согласования. После согласования документы о награждении возвращаются предприятию, учреж- дению или организации. 13.3. Награждение наградами города Липецка регламентируется муниципальными правовыми актами города Липецка: Положением «О Знаке отличия «За заслуги перед городом Липецком», Памятном знаке «За заслуги перед городом Липецком», Почетной грамоте, Благодарственном письме», Положением «О Памятном знаке «Липецк — город мастеров», Положением «О памятной медали Митрофана Клюева», Положением о По- четной грамоте и Благодарственном письме администрации г. Липецка. Ходатайство о награждении граждан и коллективов предприятий, учреждений и ор- ганизаций направляется в адрес администрации города не позднее двух недель до даты вручения. При внесении ходатайства о награждении в нем указываются сведения о достижени- ях, которые являются основанием для награждения граждан, коллектива предприятия, учреждения, организации, а также точные и полные данные награждаемого лица (фа- милия, имя, отчество, занимаемая должность (специальность), наименование предпри- ятия, учреждения или организации в соответствии с Единым государственным реестром юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. К ходатайству о награждении памятной медалью Митрофана Клюева, Знаком от- личия «За заслуги перед городом Липецком», Памятным знаком «Липецк — город мастеров» прилагается краткая характеристика о достижениях награждаемого лица. К ходатайству о награждении коллектива предприятия или организации Памятным зна- ком «За заслуги перед городом Липецком» прилагается краткая справка о достижениях представляемого к награждению коллектива. К ходатайству о награждении прилагается письменное согласие награждаемого лица на передачу персональных данных. Предварительное рассмотрение вопросов, связанных с награждением гражда- нина или коллектива предприятия, учреждения, организации, производится Комис- сией. Решение Комиссии направляется в управление организационно-контрольной работы и муниципальной службы для подготовки проекта распоряжения администра- ции города. Проект распоряжения администрации города о награждении вносится на утвержде- ние главе города управлением организационно-контрольной работы и муниципальной службы, визируется координирующим управление заместителем главы администрации города и начальником правового управления. Копия распоряжения администрации города о награждении передается управлени- ем делопроизводства и протокола в МКУ «Управление ресурсного обеспечения адми- нистрации города Липецка» для изготовления Почетной грамоты, Благодарственного письма, удостоверений к Знаку отличия «За заслуги перед городом Липецком», Памят- ному знаку «Липецк — город мастеров», свидетельства к Памятному знаку «За заслуги перед городом Липецком». Контроль за изготовлением Почетных грамот, Благодарственных писем осуществля- ет управление делопроизводства и протокола. Контроль за изготовлением удостовере- ний к Знаку отличия «За заслуги перед городом Липецком», Памятному знаку «Липецк — город мастеров» и свидетельств к Памятному знаку «За заслуги перед городом Ли- пецком» осуществляет управление организационно-контрольной работы и муниципаль- ной службы. Порядок вручения наград города Липецка согласовывается управлением организа- ционно-контрольной работы и муниципальной службы с главой города. 14. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Законченные делопроизводством дела в администрации города по заверше- нии текущего года подлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической об- работке и проводится работником соответствующего структурного подразделения при методической помощи архивного управления. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра- нения и по личному составу. 14.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. 14.3. В соответствии с федеральным законодательством об архивном деле по исте- чении пяти лет дела постоянного хранения передаются в архивное управление. Прием документов и дел в архивное управление осуществляется по акту в соответ- ствии с графиком приема-передачи. График ежегодно составляется архивным управ- лением, утверждается координирующим заместителем главы администрации города и доводится до руководителей структурных подразделений администрации города. По решению объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии ад- министрации города срок передачи дел на хранение в архивное управление может быть продлен или сокращен. Правовые акты администрации города и должностных лиц администрации города передаются на хранение в архивное управление на бумажных носителях вместе с элек- тронной версией. 14.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архивное управление не передают- ся. Они хранятся в структурном подразделении администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке и по согласованию с архивным управлением. 14.5. Ежегодно по состоянию на первое декабря отчетного года структурное под- разделение администрации города представляет в архивное управление паспорт о ко- личестве хранящихся в ведомственном архиве дел постоянного хранения и по личному составу. 14.6. Обеспечение сохранности переданных на постоянное хранение документов и дел, их государственный учет и всестороннее использование в интересах граждан воз- лагается на архивное управление. Окончание. Начало на 33-й стр.